Herbert Spencer afirmaba a principios del siglo XX:
"Un organismo social se asemeja a un organismo
individual en los siguientes rasgos esenciales:
·
En el crecimiento.
·
En el hecho de volverse más complejo a medida que crece.
·
En el hecho de que haciéndose más complejo, sus partes exigen una creciente
interdependencia.
·
Porque su vida tiene inmensa extensión comparada con la vida de sus
unidades componentes.
·
Porque en ambos casos existe creciente integración acompañada por creciente
heterogeneidad".
Según la teoría
estructuralista, Taylor, Fayol y Weber usaron
el modelo racional, enfocando las organizaciones como un sistema
cerrado. Los sistemas son cerrados cuando están aislados de variables externas
y cuando son determinísticos en lugar de probabilísticos. Un sistema
determinístico es aquel en que un cambio específico en una de sus variables
producirá un resultado particular con certeza. Así, el sistema requiere que
todas sus variables sean conocidas y controlables o previsibles. Según Fayol la
eficiencia organizacional siempre prevalecerá si las variables organizacionales
son controladas dentro de ciertos límites conocidos.
Características de
las organizaciones como sistemas abiertos
Las organizaciones poseen todas las características de
los sistemas abiertos. Algunas características básicas de las organizaciones
son:
1. Comportamiento probabilístico y
no-determinístico de las organizaciones: la organización se afectada por el
ambiente y dicho ambiente es potencialmente sin fronteras e incluye variables
desconocidas e incontroladas. Las consecuencias de los sistemas sociales son
probabilísticas y no-determinísticas. El comportamiento humano nunca
es totalmente previsible, ya que las personas son complejas, respondiendo a
diferentes variables. Por esto, la administración no puede esperar
que consumidores, proveedores, agencias reguladoras y otros, tengan un
comportamiento previsible.
2. Las organizaciones como partes de una
sociedad mayor y constituidas de partes menores: las organizaciones son vistas
como sistemas dentro de sistemas. Dichos sistemas son complejos de elementos
colocados en interacción, produciendo un todo que no puede ser comprendido
tomando las partes independientemente. Talcott Parsons indicó sobre la visión
global, la integración, destacando que desde el punto de vista de organización,
esta era un parte de un sistema mayor, tomando como punto de partida el
tratamiento de la organización como un sistema social, siguiente el siguiente
enfoque:
·
La organización se debe enfocar como un sistema que se caracteriza por
todas las propiedades esenciales a cualquier sistema social.
·
La organización debe ser abordada como un sistema funcionalmente
diferenciado de un sistema social mayor.
·
La organización debe ser analizada como un tipo especial de sistema social,
organizada en torno de la primacía de interes por la consecución de
determinado tipo de meta sistemática.
·
Las características de la organización deben ser definidas por la especie
de situación en que necesita operar, consistente en la relación entre ella y
los otros subsistemas, componentes del sistema mayor del cual parte. Tal como
si fuera un sociedad.
1. Interdependencia de las partes: un
cambio en una de las partes del sistema, afectará a las demás. Las
interacciones internas y externas del sistema reflejan diferentes escalones de
control y de autonomía.
2. Homeostasis o estado firme: la
organización puede alcanzar el estado firme, solo cuando se presenta
dos requisitos, la unidireccionalidad y el progreso. La unidireccionalidad
significa que a pesar de que hayan cambios en la empresa, los mismos resultados
o condiciones establecidos son alcanzados. El progreso referido al fin deseado,
es un grado de progreso que está dentro de los límites definidos como
tolerables. El progreso puede ser mejorado cuando se alcanza la condición
propuesta con menor esfuerzo, mayor precisión para un esfuerzo relativamente
menor y bajo condiciones de gran variabilidad. La unidireccionalidad y el
progreso solo pueden ser alcanzados con liderazgo y compromiso.
3. Fronteras o límites: es la línea que
demarca lo que está dentro y fuera del sistema. Podría no ser física.
Una frontera consiste en una línea cerrada alrededor de variables
seleccionadas entre aquellas que tengan mayor intercambio (de energía,
información) con el sistema. Las fronteras varían en cuanto al grado de
permeabilidad, dicha permeabilidad definirá el grado de apertura del sistema en
relación al ambiente.
4. Morfogénesis: el sistema
organizacional, diferente de los otros sistemas mecánicos y aun de los sistemas
biológicos, tiene la capacidad de modificar sus maneras estructurales básicas,
es identificada por Buckley como su principal característica identificadora.
Schein propone una relación de aspectos que una teoría
de sistemas debería considerar en la definición de organización:
·
La organización debe ser considerada como un sistema abierto.
·
La organización debe ser concebida como un sistema
con objetivos o funciones múltiples.
·
La organización debe ser visualizada como constituida de muchos subsistemas
que están en interacción dinámica unos con otros.
·
Al ser los subsistemas mutuamente dependientes, un cambio en uno de ellos,
afectará a los demás.
·
La organización existe en un ambiente dinámico que comprende otros
sistemas.
·
Los múltiples eslabones entre la organización y su medio ambiente hacen
difícil definir las fronteras de cualquier organización.
Desarrollaron un modelo de organización más amplio y
complejo a través de la aplicación de la TS y la teoría de las organizaciones.
Según su modelo, la organización presenta las siguientes características:
Para Katz y Kahn, la organización como sistema abierto
presenta las siguientes características:
1. Importación (entrada): la
organización recibe insumos del ambiente y necesita provisiones energéticas de
otras instituciones, personas o del medio. Ninguna estructura
social es autosuficiente.
2. Transformación (procesamiento): los
sistemas abiertos transforman la energía disponible. La organización procesa y
transforma insumos en productos acabados, mano de obra, servicios, etc.
3. Exportación (salidas): los sistemas
abiertos exportan ciertos productos hacia el medio ambiente.
4. Los sistemas como ciclos que se repiten:
el funcionamiento de cualquier sistema consiste en ciclos repetitivos
de importación-transformación-exportación. La importación y exportación
son transacciones que envuelven al sistema en ciertos sectores de su ambiente
inmediato, la transformación o procesamiento es un proceso contenido dentro del
propio sistema.
5. Entropía negativa: los sistemas
abiertos necesitan moverse para detener el proceso entrópico y reabastecerse de
energía manteniendo indefinidamente su estructura organizacional. A dicho proceso
se le llama entropía negativa o negentropía.
6. Información como insumo,
retroalimentación negativa y proceso de codificación: los sistemas vivos
reciben como insumos, materiales conteniendo energía que se transforman
por el trabajo hecho. También reciben información,
proporcionando señales sobre el ambiente. La entrada de información
más simple es la retroalimentación negativa (negative feedback), que permite al
sistema corregir sus desvíos de la línea correcta. Las partes del sistema
envían información de cómo operan a un mecanismo central y mantiene así la
dirección correcta. Si dicha retroalimentación negativa es interrumpida, el
estado firme del sistema desaparece. El proceso de codificación permite al
sistema reaccionar selectivamente respecto a las señales de información para
las cuales esté programado. Es un sistema de selección de entradas a
través del cual, los materiales son rechazados o aceptados e introducidos a su
estructura.
7. Estado firme
y homeostasis dinámica: los sistemas abiertos se caracterizan por un
estado firme, ya que existe un influjo continuo de energía del exterior y una
exportación continúa de los productos del sistema. La tendencia más simple del
estado firme es la homeostasis, pero su principio básico es la preservación
del carácter del sistema, o sea, un equilibrio casi-estacionario. Los
sistemas reaccionan al cambio o lo anticipan por intermedio del crecimiento que
asimila las nuevas entradas de energía en la naturaleza de
sus estructuras. La homeostasis es un mecanismo regulador.
8. Diferenciación: la organización, como
todo sistema abierto, tiende a la diferenciación, o sea, a la multiplicación y
elaboración de funciones, lo que le trae también multiplicación de papeles y
diferenciación interna.
9. Equifinalidad: los sistemas abiertos
se caracterizan por el principio de equifinalidad, o sea, un sistema puede
alcanzar, por una variedad de caminos, el mismo estado final, partiendo de
diferentes condiciones iniciales.
10. Límites o fronteras: como sistema
abierto, la organización presenta límites o fronteras, esto es, barreras entre
el ambiente y el sistema. Definen el campo de acción del sistema, así
como su grado de apertura.
Las organizaciones son una clase de sistemas sociales,
los cuales a sus vez son sistemas abiertos. Las organizaciones comparten con
todos los sistemas abiertos propiedades como la entropía negativa,
retroinformación, homeostasis, diferenciación y equifinalidad. Los sistemas
abiertos tienden a la elaboración y a la diferenciación, debido a su propia
dinámica.
Los sistemas sociales, consisten en actividades
estandarizadas de una cantidad de individuos. Ellas son repetitivas,
relativamente duraderas y ligadas en espacio y tiempo. La estabilidad o
recurrencia de actividades existe en relación con la entrada de energía en el
sistema, en relación con la transformación de energías dentro del sistema y en
relación con el producto resultante o salida de energía. Mantener dicha actividad,
requiere renovación constante de energía. Es lo conocido como negentropía.
Para Katz y Kahn, las características de las
organizaciones como sistemas sociales son las siguientes:
1. Los sistemas sociales, al contrario
de las demás estructuras básicas, no tienen limitación de amplitud. Las
organizaciones sociales están vinculadas a un mundo concreto de seres
humanos, recursos materiales, fábricas y otros artefactos, aunque estos no
estén interactuando. El sistema social, es independiente de cualquier parte
física determinada, pudiendo aligerarla o sustituirla. El sistema social es la
estructuración de eventos o acontecimientos y no la estructuración de partes
físicas.
2. Los sistemas sociales necesitan
entradas de producción y de mantenimiento. Las entradas de mantenimiento son
las importaciones de energía que sustentan al sistema; las entradas
de producción son las importaciones de energía, procesadas para proporcionar un
resultado productivo.
3. Los sistemas sociales tienen su
naturaleza planeada, esto es, son sistemas esencialmente inventados, creados
por el hombre e imperfectos.
4. Los sistemas sociales presentan mayor
variabilidad que los sistemas biológicos. Los sistemas sociales necesitan
fuerzas de control para reducir la variabilidad e inestabilidad de
las acciones humanas.
5. Las
funciones, normas y valores como los principales
componentes del sistema social: las funciones describen formas específicas de
comportamiento asociado a determinadas tareas. Las funciones se desarrollan a
partir de los requisitos de la tarea. Las normas son expectativas con carácter
de exigencia, que alcanzan a todos los que les concierne
el desempeño de una función, en un sistema o subsistema. Los valores son
las justificaciones y aspiraciones ideológicas más generalizadas.
6. Las organizaciones sociales
constituyen un sistema formalizado de funciones.
7. El concepto de inclusión parcial: la
organización usa sólo los conocimientos y habilidades de las personas que le
son importantes.
8. La organización en relación con su
medio ambiente: el funcionamiento organizativo debe ser estudiado en relación
con las transacciones continuas con el medio ambiente que lo envuelve.
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